La logistique et la préparation de commande chez Ceciaa

Dès que vous passez commande, que ce soit sur la boutique en ligne, par email, par fax ou par téléphone, l’équipe logistique met tout en oeuvre pour que vous receviez votre produit le plus rapidement possible.

Entretien avec Bao, responsable logistique chez Ceciaa.

Un entrepôt de 500 m² à Bagnolet

Avenue Gallièni, à Bagnolet, Ceciaa dispose d’un entrepôt de 500 m² où sont stockées les références au catalogue. A de rares exceptions près, toutes les références sont disponibles. Dans le cas contraire, le délai d’attente est mentionné sur les fiches produit de la boutique en ligne.

Au total, l’entrepôt compte plus de 900 références en stock. L’équipe logistique compte 2 personnes à temps plein : l’une plutôt dévolue à la réception de marchandise, et la seconde à l’expédition. Cependant, en cas d’absence, chacune connaît suffisamment le travail de l’autre pour assurer son remplacement.

Dans l’entrepôt, les produits sont classés par catégorie (informatique, braille, basse-vision, lampes, sièges…) sur des rayonnages ou dans des armoires.

La réception des marchandises

C’est le service achat qui prend soin d’approvisionner les stocks, en fonction des besoins et de la popularité des articles. Les best-sellers sont bien entendu commandés en plus grande quantité, pour s’assurer qu’ils ne manqueront pas et que vous recevrez vos produits dans les meilleurs délais.

Lorsqu’un livreur se présente à l’entrepôt de Bagnolet, il est reçu par la personne en charge de la réception des produits.

Les articles sont alors contrôlés et comptés. Ils sont ensuite entrés informatiquement en stock et un email informe le service client de l’arrivée des produits.

Pendant que le service client à Maisons-Alfort débloque informatiquement les éventuelles commandes en attente suite à l’arrivée des produits, à la logistique de Bagnolet, les produits sont rangés et classés à leurs places respectives.

Pour certaines commandes très spécifiques, les produits sont mis de côté sur une étagère prévue à cet effet, jusqu’à demande d’expédition par le service client.

Le cheminement de votre commande

Lorsque vous passez commande, quel qu’en soit le moyen, un bon de préparation est informatiquement transmis à l’équipe de Bagnolet qui va prendre soin de votre envoi.

Si un ou plusieurs de vos articles ne sont pas en stock, le service client vous en informe par email et vous donne le délai estimé de réception. Ces commandes sont mises en attente et seront débloquées une fois les produits reçus. Si plusieurs produits sont commandés, les articles immédiatement disponibles peuvent faire l’objet d’un envoi partiel.

Les commandes reçues depuis la boutique en ligne sont en général traitées en priorité. Toute commande reçue avant 13h du lundi au vendredi sera traitée et expédiée le jour même. Les commandes express par TNT seront alors reçues dès le lendemain chez vous.

Préparation

Le service logistique reçoit une quarantaine de commandes par jour. Pour les jours les plus calmes, la préparation est gérée directement depuis l’écran de l’outil informatique. Si les commandes sont plus nombreuses ou plus conséquentes, le bon de préparation est imprimé et la personne en charge de la préparation de votre commande va chercher et regrouper vos articles.

Les produits sont ensuite sortis informatiquement du stock et un bon de livraison est généré. Il sera joint au colis, soit à l’intérieur du paquet, soit dans une pochette transparente collée sur le colis.

Emballage

Pour vous faire parvenir vos articles dans les meilleures conditions, la personne en charge de votre commande choisit le carton, le papier-bulle et la protection les plus adaptés, puis procède à la fermeture de votre colis.

Envoi

Le paquet est pesé, puis votre adresse et le poids du colis sont entrés sur le site du transporteur. Pour un suivi sûr et précis, votre adresse email et votre téléphone sont également fournis. Vous recevez ainsi un email de suivi lorsque votre commande est enlevée par le transporteur, et celui-ci est en mesure de vous contacter en cas de problème de livraison.

Suivi de la livraison et traitement des litiges

Malgré toutes nos précautions, il peut arriver qu’un incident empêche votre colis d’arriver jusqu’à chez vous.

Dans ce cas, un simple appel au service logistique permettra à l’équipe de tracer votre commande, et le cas échéant de mener auprès du transporteur les actions nécessaires.

Les prêts de produits

Le service logistique prend également en charge l’envoi des prêts.

Toute demande de prêt doit faire l’objet d’une demande préalable auprès du service client. Lorsqu’elle a fait l’objet d’un accord, une validation informatique est effectuée, et le service logistique reçoit un bon de préparation.

L’expédition est alors organisée de la même manière que pour une commande.

Les retours de prêts, après une durée de 15 jours (pour les particuliers) ou de 3 mois (pour les professionnels) sont également gérés par le service logistique. Il procède alors à un retour informatique, puis le produit est redirigé vers le SAV, pour test, nettoyage, et une remise en prêt.

Le retour SAV

Le service logistique se charge aussi des envois de produits après réparation par le SAV. Il procède également au retour des articles reçus abîmés ou sous délai de rétraction après une commande en ligne.

Pour joindre les services logistique ou SAV

• Logistique : 01 48 35 68 71 – pour les envois et réceptions de produits
• SAV : 01 48 35 68 70 – service après-vente